Overavanje javnih isprava za upotrebu u inostranstvu

Ukoliko nameravate da javnu ispravu upotrebite u inostranstvu biće potrebno da je overite radi upotrebe u međunarodnom prometu, ukoliko država u kojoj je javna isprava izdata sa državom u kojoj nameravate da navedenu ispravu upotrebite nema zaključen sporazum o izuzeću javnih isprava od legalizacije.

U nastavku teksta saznaćete više o svrsi overe javnih isprava za upotrebu u inostranstvu, uočićete razliku između javne i privatne isprave, upoznaćete se sa vrstama overe i izuzecima u kojima overa nije potrebna.

Sadržaj:

1. Svrha overavanja javnih isprava za upotrebu u inostranstvu
2. Javna i privatna isprava
3. Diplomatsko-konzularna legalizacija
4. Apostille potvrda
5. Kada se javna isprava ne overava radi upotrebe u inostranstvu?
6. Zaključak

1. Svrha overavanja javnih isprava za upotrebu u inostranstvu

Osnovna svrha overavanja javnih isprava za upotrebu u inostranstvu jeste potvrda da je javna isprava autentična, imajući u vidu da se overavanjem potvrđuju verodostojnost potpisa lica koje je ispravu potpisalo i verodostojnost pečata kojim je isprava snabdevena. Nadležni organi jedne države, na taj način, saopštavaju organima druge države, pred kojima se javna isprava upotrebljava, da je ona autentična, bez ulaženja u samu sadržinu isprave.

Postoje dve vrste overe javnih isprava za upotrebu u inostranstvu, a to su: diplomatsko-konzularna legalizacija (tzv. puna legalizacija), koja predstavlja kompleksniji postupak overe, i overavanje javne isprave Apostille potvrdom, koje predstavlja mnogo jednostavniji postupak overe. Više informacija o svakom od navedenih vrsta overa pronaćićete u nastavku teksta.

2. Javna i privatna isprava

Najpre je potrebno razumeti razliku između javne i privatne isprave, s obzirom na to da diplomatsko-konzularnoj legalizaciji i overi Apostille potvrdom podležu samo javne isprave.

Javna isprava je isprava koju je u propisanom obliku izdao organ, u granicama svoje nadležnosti. Kao primer javnih isprava mogu se navesti izvodi iz matičnih knjiga, diplome, svedočanstva, sudske odluke i mnoge druge. Javna isprava dokazuje ono što se u njoj utvrđuje ili potvrđuje (npr. da je određeno lice venčano, da je završilo školovanje, da je državljanin određene države). Istu dokaznu vrednost imaju i druge isprave koje su propisima izjednačene sa javnom ispravom (npr. javnobeležnički potvrđena, odnosno solemnizovana privatna isprava, npr. ugovor o kupoprodaji nepokretnosti).

Privatna isprava je dokument koji sastavljaju fizička ili pravna lica. Primeri privatnih isprava su ugovor, priznanica, punomoćje. Privatna isprava nema istu dokaznu snagu kao javna isprava, odnosno ne važi pretpostavka da su činjenice iznete u privatnoj ispravi istinite.

Kada nadležni organ potvrdi-overi, potpisom ovlašćenog lica i službenim pečatom organa, svojeručni potpis izdavaoca privatne isprave ona dobija elemente javne isprave, osim dokazne snage.

3. Diplomatsko-konzularna legalizacija

Diplomatsko-konzularna legalizacija (tzv. puna legalizacija) je postupak overe javnih isprava kojim diplomatsko-konzularni predstavnici države, na čijoj teritoriji treba da se upotrebi strana isprava, potvrđuju verodostojnost potpisa potpisnika isprave i verodostojnost pečata kojim je isprava snabdevena.

Legalizaciju stranih javnih isprava, za upotrebu u Srbiji, vrše organi države koja ih je izdala, prema propisima te države i diplomatsko-konzularno predstavništvo Srbije akreditovano u toj državi.

Legalizaciju isprava izdatih u Srbiji, za upotrebu u stranoj državi, vrše nadležni organi Srbije i diplomatsko-konzularno predstavništvo strane države u kojoj se isprava namerava upotrebiti, koje je akreditovano u Srbiji.

Nadležni organi u Srbiji, prema redosledu overavanja, su sledeći:

1. Predsednik osnovnog suda, odnosno sudija koga on odredi – svojim potpisom i otiskom pečata suda, na ispravi koju su izdali ili overili organi sa sedištem na području tog suda, potvrđuje potpis ovlašćenog lica na javnoj ispravi, njegovo svojstvo u organu i otisak pečata organa;

2. Ministarstvo pravde – potpisom ovlašćenog lica i otiskom pečata Ministarstva pravde potvrđuje potpis predsednika suda ili ovlašćenog sudije i otisak pečata suda;

3. Ministarstvo spoljnih poslova – potpisom ovlašćenog lica i otiskom pečata Ministarstva spoljnih poslova potvrđuje potpis ovlašćenog lica i otisak pečata Ministarstva pravde;

4. Diplomatsko-konzularno predstavništvo države u kojoj će isprava biti upotrebljena – potvrđuje potpis ovlašćenog lica i otisak pečata Ministarstva spoljnih poslova Srbije. Time se postupak legalizacije javne isprave okončava.

Ukoliko je pak javna isprava delimično legalizovana, odnosno, snabdevena pečatima nadležnih organa države u kojoj je javna isprava izdata, a nema pečat diplomatsko-konzularnog predstavništva države u kojoj ispravu nameravate da upotrebite, a isprava se već zajedno sa vama nalazi u državi u kojoj biste želeli da je upotrebite, u cilju izbegavanja utroška resursa za povratak u državu u kojoj je isprava izdata radi pribavljanja poslednjeg pečata, odnosno pečata diplomatsko-konzularnog predstavništva države u kojoj se isprava namerava upotrebiti, radi pune legalizacije dokumenta, možete proveriti da li je moguće ispravu najpre overiti u diplomatsko-konzularnom predstavništvu države iz koje isprava potiče, koje se nalazi u državi u kojoj biste ispravu upotrebili, a potom u Ministarstvu spoljnih poslova države u kojoj ćete ispravu upotrebiti.

Primer: Diploma koja je izdata u Ujedinjenim Arapskim Emiratima i snabdevena je pečatima nadležnih organa Ujedinjenih Arapskih Emirata, ali joj nedostaje pečat diplomatsko-konzularnog predstavništva Srbije akreditovanog u Ujedinjenim Arapskim Emiratima, mogla bi biti overena najpre od strane diplomatsko-konzularnog predstavništva Ujedinjenih Arapskih Emirata akreditovanog u Srbiji, a potom u Ministarstvu spoljnih poslova Srbije, radi upotrebe diplome u Srbiji.

Predlaže se prethodna provera sa organom pred kojim će isprava biti upotrebljena da li je navedeni način overe prihvatljiv jer ne predstavlja standardnu proceduru u postupku legalizacije.

4. Apostille potvrda

Imajući u vidu da je postupak diplomatsko-konzularne legalizacije kompleksan i često iziskuje utrošak značajnih vremenskih i materijalnih resursa, države potpisnice Konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava (tzv. Haške konvecije), želeći da ukinu potrebu diplomatsko-konzularne legalizacije stranih javnih isprava, zaključile su navedenu konvenciju 5. oktobra 1961. godine i kompleksnu proceduru pune legalizacije zamenile overavanjem javnih dokumenata Apostille potvrdom, koju izdaje nadležni organ one države u kojoj je isprava izdata.

Apostille potvrda je potvrda kojom se potvrđuje verodostojnost potpisa potpisnika isprave, svojstvo u kojem je potpisnik isprave postupao i, u slučaju potrebe, istinitost pečata ili žiga kojim je ta isprava snabdevena. Izdaje se na obracu koji je priložen Haškoj konvenciji i stavlja se na samu ispravu ili na njen dodatak.

Stranim javnim ispravama, u smislu Haške konvencije, smatraju se:

1. isprave koje je izdao organ ili službenik državnog pravosuđa, uključujući i one koje je izdalo javno tužilaštvo, šef sudske pisarnice (greffier) ili sudski izvršitelj ("huissier de justice");
2. administrativne isprave;
3. isprave koje je izdao ili overio javni beležnik;
4. službene izjave, kao što su navodi o upisu u javne knjige, overa tačnosti datuma, overa potpisa, - kad su stavljene na privatne isprave.

Međutim, ova konvencija se ne primenjuje:

1. na isprave koje su izdali diplomatski ili konzularni agenti;
2. na administrativne isprave koje se neposredno odnose na neki trgovinski ili carinski posao.

Spisak potpisnica Haške konvencije možete pronaći na sledećem linku.

Dakle, ukoliko je javna isprava izdata na teritoriji jedne države ugovornice Haške konvencije i želite da je upotrebite na teritoriji druge države ugovornice navedene konvencije, dovoljno je da javnu ispravu overite potvrdom Apostille. Pri tome, treba imati u vidu da se konvencija ne primenjuje u odnosima između države koja je pristupila konvenciji i one države koja je stavila prigovor na njeno pristupanje.

U Republici Srbiji za izdavanje potvrde Apostille nadležan je osnovni sud, za javne isprave koje su sastavili, izdali ili overili organi sa sedištem na području tog suda.

Treba imati u vidu da je sud u Srbiji, naročito u vezi sa overavanjem isprave za upotrebu u inostranstvu, dužan da obrati pažnju na sadržaj i čitkost isprava koje se overavaju, na kvalitet hartije, otisak pečata i na sve drugo što je od značaja za spoljni izgled isprave, te da, ukoliko isprava ne ispunjava prethodno navedene uslove, overa se može uskratiti i podnosilac se može uputiti da podnese urednu ispravu, koja je i po spoljnom izgledu podobna za upotrebu u inostranstvu.

5. Kada se javna isprava ne overava radi upotrebe u inostranstvu?

• Kada između Srbije i države u kojoj će se upotrebiti javna isprava postoji potvrđen međunarodni ugovor o oslobađanju određenih javnih isprava od bilo kakve legalizacije;
• Kada javne isprave izdate u Srbiji, po osnovu faktičke uzajamnosti, ne podležu legalizaciji za upotrebu u nekoj drugoj državi, kao i javne isprave te države za upotrebu u Srbiji;
• Kada organ države pred kojim će se upotrebiti javna isprava izdata u Srbiji ne zahteva legalizaciju;
• Kada legalizacija nije moguća zbog prirode, karaktera, ili tipa javne isprave, (putne isprave, lične karte i sl.), kao i kada se javne isprave odnose na komercijalne, spoljnotrgovinske ili carinske poslove, odnosno, prate robu, pri uvozu i izvozu, a izdaju ih, ili overavaju, nadležna privredna komora, ili carinski organi.

6. Zaključak

Preporuka je da, pre nego što napustite državu u kojoj je javna isprava izdata, sa namerom da je upotrebite u drugoj državi, najpre proverite da li je potrebna njena overa radi upotrebe u toj državi, potom, koja vrsta overe je potrebna, puna legalizacija ili overa Apostille potvrdom, te da potom preduzmete korake u cilju njene propisne overe, kako se kasnije ne biste izlagali dodatnom utošku materijalnih i vremenskih resursa. Ukoliko smatrate da vam je potrebna pomoć prilikom overe dokumenata u prethodno opisanim procedurama, naš tim vam stoji na raspolaganju.